KETIKA PENCERAMAH DIHINA DENGAN INTERUPSI

          Ceritanya begini, sebelum inti bahan penataran disajikan, penulis mengingatkan sekedarnya, bahwa pserta dari jauh, kira-kira 90 km dari Pekanbaru, boleh memendekkan shalat 4 rakaat menjadi dua rakaat saja, bahkan dua shalat boleh digabung dikerjakan dalam satu waktu, sehinga jadinya bisa shalat tiga waktu atau tiga kali saja, sehari semalam. Tiba-tiba saaja meledak marah seorang pengawas asal Siak, sambil berkata “Tidak benmar, ajaran apa itu?”. Penulispun menerangkan dengan kemampuan semaksimal mungkin, tapi dia tidak mengerti. Kata penulis “Ya sudahlah, itu tadinya hanya selingan saja, sedangkan bahasan kita pada penaataran ini sebenarnya ialah tentang “KARAKTER BANGSA”, bahasan ini, selesai dan setelah istirahat masuk sesen kedua, dengan bahasan yang lain.

         Baru saja sesen kedua dimulai, bahannya lain, tiba-tiba peserta yang tadi menginterupsi lagi, “Bagaimana caranya kami tidak puas dengan keterangan Bapak?. “Yah sudahlah jangan bicara itu lagi, kalau ingin mendalamainya baca saja di buku” Jawab penulis dengan lembut, tapi bahasa tubuh penanya terkesan menghina, lalu penulis jawab dengan nada dikit emosi. “Kalau tidak puas juga dengan keterangan saya, mari kita puaskan di lapangan, bertinju kita di sana, puaskanlah hati Bapak terhadap saya, jika saya kalah tidak apa-apa, asalkan hati Bapak puas. Tunggu saya di langan sana.”. Tidak lama kemudian ada temannya yang yang minta maaf kepada penulis, tapi yang dianya tidak pernah minta maaf, hanya saja tiga tahun kemudian ia berkata kepada guru-guru baru yang saya tatar, “Ikutilah penataran dengan Bapak ini, dia hebat”.katanya.

rapat mempunyai beberapa aturan. Dalam pengertian yang luas rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting, jangan memotong pembicaraan orang. Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

Jika anda, mengikuti rapat,

           Jangan sampai, datang terlambat,

            Buat persiapan, yang paling tepat,

     Siapkan pula, data yang kuat.

Jenis Rapat

1.Rapat Anggota

2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat Pimpinan,dsb).

3.Diskusi.

Fungsi Rapat

1.Penyampaian informasi

2.Pemecahan masalah

3.Mengidentifikasi masalah.

4.Menentukan alternatif.

5.Menguji alternatif.

6.Rapat implementasi.

Prosedur Penyelenggaraan Rapat

1.Persiapan

a.      Menyiapkan rencana.

b.      Menyiapkan agenda rapat.

c.       Menyiapkan kertas kerja.

d.     Menyiapkan pembicara/peserta.

e.      Menyiapkan tempat dan waktu.

2.Pengambilan keputusan.

3.Penutupan rapat.

4.Pelaporan dan Evaluasi

a.Pelaporan

·         Jelas, lengkap dan singkat.

·         Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.

·         Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan, keputusan.

b.Evaluasi

·         Dilakukan bersama panitia/pengurus.

·         Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan,dan hasil.

Yang berperan dalam Rapat

1.Pemimpin Rapat.

2.Peserta Rapat.

3.Undangan dan nara sumber.

4.Materi/bahan rapat.

5.Tata ruang dan tempat duduk.

Persyaratan Pemimpin Rapat

1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.

2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.

3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.

4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat

1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.

2.Pemimpin Rapat harus :

f.        Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah pembicaraan yang menyimpang.

g.      Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen

h.      Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

3.Hal-hal lain yang perlu :

a.      Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan dengan agenda rapat.

b.      Hindarkan adanya gangguan dari luar.

c.       Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan rapat.

d.     Rapat jangan buru-buru selesai dan juga jangan terlalu lama.

Indikator Rapat yang berhasil

1.Semua undangan/peserta hadir.

2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.

3.Peserta aktif dan banyak masukan.

4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.

5.Sasaran yang direncanakan tercapai.

6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

B. TEKNIK DISKUSI

Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi

1.      Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk mengadakan komunikasi dan konsultasi

2.      Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

Pola-Pola Diskusi

1. Prasaran

a.      Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).

b.      Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas).

c.       Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.

2. Ceramah

a.      Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.

b.      Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.

3. Diskusi Panel

a.      Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu.

b.      Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.

4. Brainstorming

a.      Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan.

b.      Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.

c.       Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi

1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :

a.      Tata tertib tidak ketat.

b.      Setiap orang diberi kesempatan berbicara.

c.       Kesediaan untuk berkompromi.

2.Bagi peserta diskusi :

a.      Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.

b.      Sanggup berpikir bebas dan lugas.

c.       Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.

d.     Mau menerima pendapat orang lain yang benar.

e.      Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.

3.Bagi pemimpin diskusi :

a.      Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.

b.      Pandai menyimpulkan.

c.       Sikap tidak memihak.

C. TEKNIK PERSIDANGAN

Macam Persidangan

Sidang memiliki jenis yang bermacam-macam, tergantung dari ruang dan atau ada pertimbangan lainnya. Dewan Perwakilan Rakyat RI sebagai institusi pembuat kebijakan setidaknya memiliki 18 jenis persidangan/rapat. Sementara macam persidangan yang lebih umum dalam setiap institusi/lembaga diantaranya yaitu :

1. Sidang Paripurna, yaitu sebuah persidangan yang dilaksanakan dengan melibatkan keseluruhan anggota lembaga, yang dipimpin oleh pimpinan lembaga yang bersangkutan.

2. Sidang Pleno, merupakan persidangan yang melibatkan segenap anggota lembaga atau tim lembaga yang derajatnya berada dibawah paripurna. Sidang pleno dalam pelaksanaannya tidak selamanya dipimpin oleh pimpinan lembaga.

3. Sidang Komisi, persidangan khusus yang membahas sebuah topik sidang dari sebuah agenda persidangan umum/pleno. Hasil sidang komisi ini kelak di sahkan melalui mekanisme sidang pleno.

4. Sidang Khusus, persidangan yang penamaan dinisbatkan atas dasar hal khusus pula. jenis ini merupakan jenis sidang yang paling banyak dilaksanakan dalam sebuah lembaga. Namanya beraneka ragam, seperti sidang pelantikan anggota organisasi, sidang sarjana, sidang LDKM, dan lain-lain. Kekhususan lain akan nampak dengan munculnya konsep "luar biasa", seperti sidang paripurna luar biasa, Munas Luar Biasa, atau yang lainnya yang mengindikasikan adanya faktor lain yang mengharuskan digelarnya sebuah persidangan.

Tujuan Persidangan

Secara umum, sidang bertujuan untuk mensahkan suatu hal. Disamping itu, sidang juga dapat dilangsungkan dan disesuaikan dengan maksudnya masing masing . Misalnya :

a.      Sidang Kelulusan, tujuannya untuk mensahkan atau meluluskan peserta.

b.      Sidang Umum atau Rapat Umum sebuah organisasi, tujuannya memilih dan menetapkan ketua, menetapkan AD/ART dan aturan lainnya.

Beberapa istilah yang kerap muncul dalam persidangan adalah sebagai berikut :

1. Quorum, yaitu data kuantitatif yang mensyaratkan jumlah peserta sidang minimal untuk mensahkan persidangan. Bila jumlah tersebut tidak tercapai maka persidangan tidak bisa dilangsungkan, atau tergantung dari tata tertib yang berlaku. Misal, Quorum :
   (1) sidang dapat dilaksanakan jika sekurang-kurangnya dihadiri oleh 2/3 dari jumlah anggota/ peserta.(2) dst.
2. Presidium, adalah bentuk kepemimpinan kolektif (terdiri dari 2 orang atau lebih) dalam persidangan yang bertugas mengatur jalannya persidangan (pimpinan sidang). Biasanya, jumlah presidium ini bersifat ganjil. Maksudnya adalah jika dalam pengambilan keputusan terjadi deadlock, dan pimpinan sidang (presidium) diberikan hak suara, maka jumlah ganjil ini memungkinkan untuk menghasilkan sebuah keputusan. Selain itu, presidium harus lah bersikap netral, karena mereka mempunyai hak untuk mengatur dan menentukan jalannya persidangan.
3. Interupsi, yaitu pemotongan pembicaraan yang dilakukan peserta sidang dengan tujuan beraneka ragam. Dalam tataran teknis/praktek, pola interupsi ini biasa dilakukan dengan mengangkat tangan dan mengatakan interupsi point of..... Keanekaragaman interupsi disesuaikan dengan tujuannya dan memiliki tingkatan tersendiri yaitu :

a. Previllage, tingkatan teratas dalam interupsi, dan pimpinan sidang (presidium) harus memberikan kesempatan bagi peserta yang melakukan interupsi jenis ini. Peserta biasa menggunakan interupsi ini jika merasa dilecehkan/dihina atau dijelek-jelekan secara langsung oleh peserta lain. Nantinya, peserta yang mengajukan interupsi ini akan meminta dengan hormat kepada peserta yang menghinanya untuk meminta maaf atau bahkan dikeluarkan dari persidangan. Tentu saja dengan persetujuan pimpinan sidang.

b. Interupsi Point of clarification , tingkatan kedua setelah Previllage. Interupsi ini dimaksudkan untuk memberikan klarifikasi sekitar permasalahan yang sedang dibahas. Banyaknya peserta sidang, bisa saja menimbulkan multitafsir atau multiinterpretasi mengenai masalah yang sedang dibahas. Jika ada peserta yang keluar dari jalur permasalahan atau terjadi salah tangkap, maka peserta yang akan memberikan klarifikasi menggunakan interupsi jenis ini.

c. interupsi point of information, adalah interupsi yang dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang dibahas, baik itu terkait dengan agenda acara, tempat kegiatan ataupun hal lain.

d. interupsi point of order, adalah interupsi yang dimaksudkan untuk berbicara atau berpendapat. Interupsi jenis ini sering dipakai dalam persidangan, karena memang jika peserta hendak memberikan pendapatnya, maka menggunakan interupsi jenis ini.

Beberapa interupsi di atas, sering muncul dalam jalannya persidangan. Atau yang lebih sederhana, biasanya temen-temen saya pas sidang sering bilang, izin bicara...atau masuk ya, sambil mengangkat tangan tentu saja. Satu hal lagi yang harus diperhatikan, bahwa peserta boleh berbicara setelah diizinkan atau dipersilahkan oleh pimpinan sidang / presidium. Ini pula yang mengharuskan pimpinan sidang bersikap netral.

4. Walk Out (WO). Istilah yang satu ini pasti sering juga kita dengar. Tapi ternyata tidak hanya dalam olahraga atau perlombaan lainnya saja istilah WO ini digunakan. Dalam persidangan WO memiliki makna sebagai satu manifestasi atau perwujudan dari sebuah protes peserta atau kelompok peserta dalam menyikapi persidangan. Bentuk kongkritnya, peserta yang menyatakan dirinya WO, keluar dari persidangan dan tidak mengakui keabsahan persidangan. Berdasarkan pengalaman penulis, WO dapat berlaku sebagaimana dikehendaki oleh yang bersangkutan, bisa satu jam, satu hari atau bahkan selama persidangan tersebut.
5. Draft tertulis. Sebagaimana telah disebutkan di awal, bahwa perbedaan sidang dengan musyawarah adalah selalu ada draft tertulis dalam sebuah sidang, sebagai permasalahan yang akan dibahas. Draft yang ada biasanya berbentuk Bab, Pasal dan ayat. Adapun materi-materi yang dimasukkan dalam draft tertulis ini antara lain :

a. Tata tertib, yaitu kerangka dasar aturan persidangan yang dijadikan acuan selanjutnya dalam menjalankan persidangan. Di dalamnya mengatur nama, tempat, waktu, tujuan, peserta, pimpinan dan lain-lain yang dibutuhkan untuk mengatur jalannya persidangan. Hal inilah yang menjadikan sidang lebih "sakral" dibanding rapat biasa.

b. Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART), yaitu pedoman dasar keberlangsungan sebuah lembaga/organisasi. Lewat sidang inilah, AD/ART sebuah organisasi di sahkan dan dilegal-formalkan.

c.  Aturan tambahan lainnya yang dibutuhkan dan akan disahkan. beberapa materi yang termasuk dalam draft tertulis itu kemudian akan disahkan dan ditetapkan menjadi suatu ketetapan, yang apabila terjadi kesalahan dikemudian hari maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

6. Tata cara pengambilan Keputusan, adalah proses untuk menghasilkan suatu keputusan bersama. mekanisme pengambilan keputusan terdiri dari :

a. Musyawarah mufakat, yaitu tahapan dimana semua peserta sidang menyepakati suatu rumusan. Jika tidak tercapai tahap ini, maka dilanjutkan dengan Lobying.

b. Lobying. Secara sederhana, lobying dapat diartikan perumusan bersama yang hanya diikuti oleh beberapa peserta yang berbeda pendapat.

c. Voting, merupakan proses pengambilan keputusan melalui mekanisme pengambilan suara terbanyak. Biasanya Voting diambil setelah mekanisme atau tata cara sebelumnya tidak berhasil mengambil keputusan.

7. perlengkapan persidangan. beberapa peralatan yang digunakan adalah, Palu Sidang (bukan palu untuk paku), Taplak Meja warna hijau, jam dinding dan beberapa peralatan teknis lainnya. Sakralnya sebuah persidangan mengharuskan beberapa peralatan yang telah disebutkan di atas harus selalu digunakan dan tidak bisa diganti warna. Pernah ga melihat sidang tapi pake taplak warna hitam?? itu pula sebabnya kenapa sering ada istilah di"meja hijaukan".
8.  Aturan Ketukan Palu. Hal lain yang unik dari persidangan ini adalah adanya aturan ketukan palu sidang. Jadi, palu yang ada tidak bisa diketukkan seenaknya saja. Beberapa aturan itu antara lain :

1 kali ketukan

a.      Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

b.      Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).

c.       Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

d.     Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

e.      Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan :

Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.  Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan :

a.      Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

b.      Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

1.      Membuka sidang

“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok

2.      Menutup sidang

“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3.      Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

4.      Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok

5.      Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

6.      Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok

7.      Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Syarat-syarat Presidium Sidang :

a.      Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

b.      Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

c.       Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

d.     Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

a.      Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

b.      Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

c.       Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Jalannya Persidangan

Sebagaimana telah disampaikan di atas, bahwa persidangan pada dasarnya adalah proses pengambilan keputusan yang diatur secara khusus melalui tata tertib yang disediakan untuk itu. secara umum, jalannya persidangan haruslah berangkat dari adanya masalah yang harus disidangkan. keberadaan masalah inilah yang kemudian akan diimplikasikan dalam bentuk nama sidang, peserta, waktu dan hal-hal lainnya. jangan pula dilupakan keberadaan pimpinan sidang, baik itu berasal dari peserta ataupun dari lembaga lain yang masih berhubungan. pemilihan pimpinan sidang diatur dalam aturan tersendiri, atau diserahkan langsung pada kesepakatan peserta. selanjutnya, pimpinan sidanglah yang mengatur jalannya persidangan sesuai dengan agenda acara yang ada. untuk mengambil keputusan, gunakanlah mekanisme pengambilan keputusan sebagaimana tertulis di atas. perbedaan pendapat, benturan persepsi, munculnya arogansi atau egoisme adalah hal yang wajar dalam sebuah persidangan. menjadi tidak wajar jika diikuti oleh emosi. oleh karena itu, peserta harus bisa menahan emosinya masing-masing. sadarilah, bahwa sidang dilaksanakan bukan untuk kepentingan individu atau kepentingan golongan, melainkan untuk kemaslahatan bersama.